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写给社会新鲜人(25)—总务vs.厂务

时间:2018-01-05  点击量:
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总务vs.厂务江角真纪子主演的日剧《庶务二课》这个被称作「女职员的坟场」、「公司的垃圾堆」的单位,所指的就是总务的工作。总务与厂务都是负责后勤支援的单位,只是总务是负责公司的后勤事务,厂务则是在工厂负责支援生产的相关事务,这两份工作看似相似,实则不同,发展空间与专业度都有着相当大的差异。

人负责在前线打仗,就有人要负责后勤补给,企业内负责后勤支援的单位在公司就是总务,而在工厂则由厂务来负责。提供一个好的环境,让企业中每个人的工作能够顺利进行,每台设备能够正常运作,就是后勤单位最重要的使命。

不管在公司或是工厂其实后勤支援的项目都差不多,就连在家中也是一样,大致上的项目就是:水、电、气、通讯、交通、建物及相关配备与维护、安全等等,只是负责的範围不同,导致内容细项也有所不同。

后勤工作的特性

后勤工作是配角,是成就别人的单位,所以做得好是应该的,也没人会注意。产品做得好、业绩创新高,所有掌声都是给第一线人员的喝采,好像与后勤单位无关似的;但是一旦出差错,那可就糟糕了,到处责怪不断,尤其若会影响公司营收或是生产进度,那可真是担待不起啊!

就像是开关打开灯就该亮,水龙头打开就应该要有水,这是天经地义、本该如此的事情,让这些事情能够正常运作是没有人会感激你的,但如果有天突然无预警的停电或是停水,或是管线故障,那可就不得了了,维护人员被骂不尽责,损失要算到他们头上,拼命抢修还没人感激,所以要做幕后英雄还真得要有成就不必在我的情操。

一个专业一个杂业

厂务是有专业的,尤其是科技业的厂务,要求高、要懂的东西也多;而总务该怎么说呢?说它完全没有专业也不恰当,但也实在很难说有什么专业。那么难道是随便一般人都能做得好吗?那倒也不是,只是这个职位,个性要比技能重要就是了。

总务工作

总务的工作内容中最重要的就是庶务管理,而「庶务」指的就是杂项事务,我其实并不赞成称总务的工作是打杂的工作,虽然总务的工作确实是很杂没错,但事情不论大小都有其重要性,即使一件简单的事情没有做好,都有可能对整体产生严重的影响,所以对于总务的工作也不可轻忽。

n   管家婆个性

有的人喜欢专心做一件事情,有的人却喜欢在同时间做许多件杂事。总务的工作内容不但杂而且多,最糟糕的是这些事情经常会同时发生,所以总务人员经常事情处理到一半就会被其他事情干扰,跑去做其他更重要的事情了。很多人很难适应这样的工作性质,但有些人却乐在其中,关键就在个性,个性像管家婆的人,对于处理许多细小杂事特别会有成就感就适合做总务。

n   工作内容

总务的工作主要是处理办公室一般工作,主要工作内容包括:

庶务管理:水、电、文件收发、饮水、文具、寄信、名片、印章、印刷、拜拜、植栽、供餐或便当、健康检查、送礼、贺卡……等。

办公室管理:装潢、照明、清洁、消毒、消防、修缮、办公家具、空调、门禁保全、会议室管理、租赁、兴建、搬家……等。

设备管理:影印机、投影机、电话设备……等。

固定资产管理:财产清册、盘点、转移、报废……等。

公司活动举办:典礼仪式筹备,配合福委会旅游、尾牙等活动,但公司行销相关活动却是由行销部门或是公关部门负责,总务只是配合角色,对内或内部活动才会是总务主办。

庶务採购:包括以上各项事务的採购与发包作业。

其他还有公务车管理、宿舍管理、总机、司机、接待……等等。

有些公司老闆公私不分,这在小公司尤其严重,总务的工作就还要加上帮老闆处理私人事务,尤其是帮老闆打理家中大小杂务,最夸张的甚至要帮忙处理政治或是小三的问题,所以想要当总务,可还真的是要三头六臂还得任劳任怨才行。

n   升迁有限

总务一般都隶属于管理部,除非公司规模非常大,否则顶多就是升到小主管的职位,如果是在小公司,一般连小主管的编制也没有,更不可能升到部门主管,所以几乎不会有太大晋升调薪的空间。会造成这样的原因主要是因为工作内容的问题,因为技能不高、上手快、没甚么太大的变化、门槛低、竞争者众,所以总务人员最好要认清事实,满足现况,才不会做一行怨一行,整日抱怨连连。

总务的工作中倒是有一项可以更上层楼就是採购,总务要负责庶务採购,所以对採购有些概念,如果能在採购上精进的话,未来是有可能往上提升的,所以最好去学个电脑,也只要熟悉Word、Excel,最多再加个power point就很足够了。

厂务工作

各家工厂的厂务工作虽然项目都大致相同,但对专业度的要求却会随产业不同而有不小的差异,一般来讲,科技业(尤其是半导体与光电)对于厂务的专业要求会较高,以下大致列出科技业的厂务工作内容。

水:超纯水的供应,半导体业需要高纯度的水提供製程中晶圆的清洗等需求,所以需要製造足够之超纯水以支应製程所需。

电:管理维护电力设备、监控电力以提供稳定之电力、适时调整契约用电以节省开支、UPS管理维护、停电处理等。

气:各种气体(包括特殊气体)之供应、储存、监控。

化学品:各类化学品供应、稀释、混合、充填、储存等。

无尘室维护:温度、湿度控制、HEPA、空调、管路等维护。

监控:监控整个无尘室运作以及各类气体、化学品、电力等运行状况。

环安、工安:有些厂务人员也会兼任环安、工安,那就必须要具备各类空、水、毒、劳安、急救等相关执照。

废弃物处理:废水、废气、废品处理与回收

 

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